RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA

dla osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Muzeum Okręgowe w Koninie

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Muzeum Okręgowe w Koninie, ul. Muzealna 6, 62-505 Konin, tel. 63 242 75 30, e-mail: muzeum@muzeum.com.pl, reprezentowane przez Dyrektora.

2. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: rodo@muzeum.com.pl lub telefonicznie 63 242 75 30.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

A. Realizacja ustawowych zadań muzeum

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO

Dane przetwarzane są w celu:

• gromadzenia, ewidencjonowania, dokumentowania, ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych,
• ewidencjonowania obiektów w systemach MUZA i MUSNET,
• dokumentowania kwerend muzealnych,
• prowadzenia działalności edukacyjnej, naukowej, wystawienniczej, promocyjnej i konserwatorskiej,
• dokumentowania i popularyzacji wydarzeń publicznych (oprowadzania, wernisaże, warsztaty, lekcje muzealne, koncerty),
• udzielania informacji publicznej,
• prowadzenia statystyk, analiz frekwencji i sprawozdawczości,
• obsługi Rady Muzeum,
• archiwizacji dokumentacji zgodnie z przepisami archiwalnymi,
• zawieranie i realizacja umów darowizny, depozytu oraz użyczenia zbiorów,
• dokumentowanie pochodzenia zbiorów oraz praw do ich dysponowania,
• udostępnianie zbiorów do badań naukowych i realizacja projektów badawczych,
• realizacja projektów finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych, w tym prowadzenie dokumentacji rozliczeniowej i sprawozdawczej,
• prowadzenie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej, w tym za pośrednictwem systemu e-Doręczeń, oraz udzielanie odpowiedzi na kierowane do muzeum pisma, wnioski i zapytania,
• prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

B. Obsługa odwiedzających, uczestników wydarzeń i klientów

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c, e oraz w szczególnych przypadkach lit. a

• sprzedaż i rezerwacja biletów,
• organizacja wydarzeń edukacyjnych i kulturalnych,
• obsługa formularzy kontaktowych i zgłoszeń,
• kontakt organizacyjny z uczestnikami,
• obsługa reklamacji,
• sprzedaż towarów w sklepiku muzealnym i obsługa płatności.

C. Realizacja umów i współpraca z kontrahentami

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO

• zawieranie i realizacja umów cywilnoprawnych,
• współpraca z partnerami, wykonawcami i instytucjami,
• realizacja zamówień publicznych,
• obsługa księgowa, podatkowa i rachunkowa.
• wystawianie i odbieranie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

D. Sprawy pracownicze, PPK i ZFŚS

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym realizacja obowiązków z zakresu prawa pracy i BHP (m.in. kierowanie na badania lekarskie i przechowywanie orzeczeń medycyny pracy),
• naliczanie wynagrodzeń i świadczeń,
• obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
• obsługa świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
• organizacja i obsługa praktyk oraz staży (uczniowskich, studenckich i absolwenckich), w tym prowadzenie dokumentacji praktykantów i współpraca z uczelniami oraz szkołami.

E. Rekrutacja

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO

• przetwarzanie danych kandydatów w procesach rekrutacyjnych,
• kontakt w sprawach naboru,
• archiwizacja dokumentów zgodnie z przepisami.

F. Bezpieczeństwo osób i mienia

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e i RODO

• monitoring wizyjny obiektów muzeum (nagrania przechowywane przez 30 dni, chyba że stanowią dowód w sprawie),
• kontrola dostępu,
• weryfikacja niekaralności osób prowadzących zajęcia z dziećmi, w tym wolontariuszy,
• zapewnienie bezpieczeństwa zbiorów muzealnych oraz infrastruktury technicznej,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i danych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych,
• rejestrowanie zdarzeń i logów w systemach informatycznych.

G. Dokumentacja wydarzeń i promocja

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. a (zgoda, gdy wymagana)

• wykonywanie zdjęć i nagrań podczas wydarzeń,
• publikacja materiałów w celach informacyjnych i promocyjnych,
• prowadzenie komunikacji w mediach społecznościowych.

H. Cele analityczne i organizacyjne

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO

• analiza funkcjonowania muzeum,
• zabezpieczenie dokumentacji w celach dowodowych,
• dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami,
• prowadzenie postępowań administracyjnych, sądowych i egzekucyjnych,
• obsługa kontroli oraz czynności nadzorczych prowadzonych przez uprawnione organy,
• zapewnienie rozliczalności działań administratora zgodnie z zasadą rozliczalności wynikającą z RODO.

I. Strona internetowa i usługi online

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a, b, e RODO

• obsługa formularzy,
• prowadzenie statystyk ruchu,
• stosowanie plików cookies zgodnie z przepisami prawa.

4. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa, kategoriami archiwalnymi (JRWA), do czasu wycofania zgody (jeżeli była podstawą przetwarzania) lub do czasu przedawnienia roszczeń.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

Podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, w szczególności:

• dostawcom i serwisantom systemów informatycznych (w tym systemów kadrowo-księgowych, systemów ewidencji i inwentaryzacji zbiorów),
• podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie serwerów oraz obsługę IT,
• dostawcom i serwisantom systemów monitoringu wizyjnego (w zakresie obsługi technicznej).

Odrębnym administratorom danych, w szczególności:

• kancelariom prawnym świadczącym obsługę prawną,
• bankom i operatorom płatności,
• operatorom pocztowym i kurierskim,
• podmiotom oraz organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

6. Prawa osób

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia (jeżeli nie istnieje obowiązek prawny ich przetwarzania), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w przypadkach określonych przepisami prawa), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Profilowanie

Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w rozumieniu RODO. Ewentualne analityczne pliki cookies stosowane na stronie internetowej nie wywołują skutków prawnych ani istotnie nie wpływają na osoby korzystające z serwisu.